Правила одного касания и двух минут
Эти правила освобождают вас от необходимости дважды браться за мелкие дела и терять на этом драгоценное время. Правило одного касания таково: не откладывать решение о том, как распорядиться той или иной вещью, то есть не складывать вещи на холодильник, в шкаф или другие места, чтобы подумать, что же с ними сделать в конечном счете. Нужно решать сразу, как только вещь оказалась в ваших руках. Если не удается сразу решить ее судьбу, то можно хотя бы задать нужное направление.
Правило одного касания очень просто в применении, если у вас дома есть структура, которая определяет движение различных вещей. Запертый от детей шкаф с папками — сюда стекаются все документы и нужные бумаги. Имея структуру внутри такого шкафа, вы никогда не будете терять время на поиск паспортов, свидетельств о рождении и других нужных документов и бумаг. Самый простой способ создать такую структуру, если у вас ее еще нет, это начать искать какой-нибудь нужный документ. Сразу сортируйте бумаги: финансы, работа, учеба, дети и т. д.
Очень важно и другое: система порядка должна быть понятна не только маме, но и другим членам семьи. Для этого можно наклеивать на коробки с игрушками соответствующие картинки, на коробки с зимней обувью — бумажки с надписями.
Правило двух минут созвучно с правилом одного касания. Только оно относится не к вещам, а к мелким делам. Если вы можете уладить какое-то дело в течение двух минут, сделайте это сразу. Это связано с тем, что любому человеку, чтобы включиться в выполнение какого-то дела, нужно как минимум две минуты.
Совмещение нескольких дел
Несмотря на все преимущества совмещения, психологи едины во мнении, что наш мозг не приспособлен для одновременного выполнения нескольких задач. Совмещение обеспечивается быстрым переключением с одного дела на другое. Это требует гораздо большей энергии, чем уделять время двум делам по очереди, и мешает концентрации, которая позволяет достигать максимальной эффективности, но тем не менее совмещение действительно экономит уйму времени. Теперь вы понимаете, почему так быстро устаете и раздражаетесь, если вам не дают сконцентрироваться и постоянно отвлекают?
Как лучше совмещать дела, чтобы тратить меньше нервов, энергии и сил? Научитесь различать привычные дела и новые. Одни привычные дела можно хорошо совмещать с другими. Например, приготовление еды по знакомому вам рецепту и присмотр за детьми. Два таких привычных дела совместить достаточно просто, и можно даже наполниться энергией от их выполнения, если поставить себе новую цель: «Приготовить еду вместе с детьми. Включить их в процесс и превратить его в игру». <…> Для этого вам нужно давать детям небольшие задания (посолить, поперчить пищу, помыть почищенную картошку, порезать петрушку столовым ножом, положить картошку в кастрюлю с водой, выкинуть кожуру и т. д.).
Совмещение двух-трех привычных дел не только не крадет энергию и силы, но и, наоборот, наполняет нас положительными эмоциями, потому что, осваивая новые навыки, мы еще и учимся работать в команде. Если же вы совмещаете два дела, но не ставите для себя новой цели, а по-прежнему воспринимаете их по отдельности, то положительного эмоционального эффекта от такого объединения не будет, лишь небольшая экономия времени.
Не пытайтесь совместить два новых и непривычных дела. Например, вы хотите быстро приготовить пирог по новому рецепту и послушать лекцию по тайм-менеджменту. Время вы, конечно, сэкономите, но большого удовольствия и интеллектуального наполнения не получите. Если же вы такой пирог уже многократно делали, то совмещение может быть очень эффективным.
Не совмещайте дела, когда важна высокая скорость. Например, приготовление еды к приходу гостей. В этом случае лучше за два-три часа до назначенного срока запланировать прогулку детей с бабушкой, няней или папой, а самой сконцентрироваться на приготовлении блюд.
Не стоит делать одновременно два несовместимых привычных задания. Несовместимость проявляется обычно в опасности: к примеру, купание малыша, в то время как второй маленький ребенок разгуливает по квартире.
Не совмещайте дела, когда важен процесс, а не результат (творчество).
Не пытайтесь совмещать дела, когда находитесь в состоянии энергетического спада. В таком случае лучше немного отдохнуть. Если времени на отдых нет, нужно искать возможность облегчить эмоциональное напряжение. Например, если у вас двое и больше детей, можно сделать так: тот родитель, который готовит, берет на себя одного, а другой — занимается всеми остальными. Эта система «отдыха» отлично работает.
Навыком объединения мелких дел мамы овладевают достаточно быстро. А как быть с крупными делами? Как, например, выучить новый язык с детьми на руках или улучшить свою физическую форму? Или заработать? Здесь поможет умение совмещать приятное с полезным.
«Так как дети уже большие, у меня много примеров совмещения дел. Например, я сейчас учу английский, дети тоже его учат. Один час в день вся семья говорит на английском, при этом можно делать любые дела (уборка, приготовление пищи, проверка домашних заданий, ужин), а тема разговоров зависит от деятельности. Кстати, когда младший был маленький, я вместе с ним учила английский в игровой форме…» — Людмила Л., участница курса «Тайм-менеджмент для мам».
Упражнение для эффективных родителей. Подумайте, можете ли вы совместить приятное с полезным. Возможно, вы всегда хотели улучшить навыки ораторского выступления и звучание голоса? Так почему бы не выделить 15 минут вечером перед сном, чтобы почитать детям вслух? Если вы еще посмотрите подходящие видеоролики на эту тему или запишетесь на курс улучшения звучания голоса, то со временем можете стать настоящим оратором! Если вам скучно с детьми — это верный признак того, что вы недоиспользуете свои возможности. Подумайте, что бы вы еще хотели освоить. Рисование, пение, игра на гитаре, иностранные языки, восточные единоборства — учиться этому можно вместе с детьми.
Быстрый разгон
Начало считается половиной дела. Это действительно так. Зачастую гораздо больше сил и времени уходит на раскачивание, чем на выполнение самой работы. Именно поэтому в список навыков оптимизации процессов входит умение быстрого разгона. Каждый человек в течение жизни подбирает индивидуальные средства такого разгона. И для работы разного рода имеются свои эффективные средства.
Мария Хайнц
«Если мне нужно взяться за уборку или сделать комплекс физических упражнений, я включаю громкую энергичную музыку. Если нужно раскачаться после бессонной ночи — добрые детские песенки. Перед интеллектуальной работой я могу разогнать себя небольшим музыкальным видео, или просто просматриваю кусочек из уже написанного материала, или читаю о том, о чем мне предстоит писать. Я тут же втягиваюсь в работу», — Мария Хайнц.
Многие специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют в качестве стимулирующего средства использовать вознаграждения. Вымой пол — получишь конфетку. Совет неплохой, только не всегда его эффективность высока.
На примере собственных детей я заметила, что зачастую продуктивнее действовать наоборот: лучше сначала съесть конфетку (поднять себе настроение, наполнить энергией), а потом выполнять задание. Результат в этом случае является самой сладкой «конфеткой».
Чтобы быстро начать выполнение запланированного задания, важно правильно настроиться. Один из самых простых и действенных методов настройки — разогрев. Чтобы утром сесть за курсовую, книгу, другую работу, выполните подготовку для этого вечером: почитайте на нужную тему, набросайте план, поищите в интернете необходимую информацию. Писать с нуля очень сложно.
Замечайте, что настраивает вас на работу, а что, наоборот, тормозит. Тяжелый ужин, отсутствие физической нагрузки, негативные эмоции — все это способно стать причиной долгого раскачивания. Но и в этих ситуациях можно использовать указанные выше методики для того, чтобы быстро и эффективно выполнить намеченное дело. Ищите наиболее подходящие вам средства разгона, и тогда вас будет не догнать!
Концентрация
Концентрация — это турбоускоритель. Сравните свой мозг с машиной. Расстояние от пункта А до пункта Б машина преодолевает гораздо быстрее, если не останавливается по пути. А если учитывать, что скорость ее постоянно увеличивается, вы можете представить, какое губительное воздействие оказывают остановки!
Именно так работает мозг. Если вы даете ему возможность для концентрации, то вы сумеете достигать тех же самых результатов в два-три раза быстрее и качественнее, чем другие люди, которые этим навыком не владеют.
Чтобы сконцентрироваться на нужной работе, необходимо выделить на это время. Учебу, другую интеллектуальную или творческую работу трудно выполнять с ребенком на руках. Именно поэтому для нее нужно использовать то время, когда дети спят или находятся под присмотром других людей.
Вы сами решаете, сколько времени вам нужно. Будьте реалистичны в определении временных рамок, но используйте все свободные минуты именно на ту задачу, которую собрались выполнять.
Нейтрализация внутренних отвлекающих факторов
Чтобы сконцентрироваться на новом деле, нужно закончить предыдущее и освободить голову от мыслей о нем (а также от всех прочих мыслей). Не самая простая задача, но у тайм-менеджмента есть инструменты и на такие случаи.
Простые четыре шага, чтобы освободить голову для важной работы:
- Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые вам нужно сделать. Если вы эту работу выполнили вечером, то запишите дела, которые появились в течение дня. Определите, когда вы их сделаете. Отложите лист, но не далеко. Возвращайтесь к нему каждый раз, когда в голову опять придет мысль о каком-нибудь деле. Запишите ее и скажите делу «Пока!» на этом этапе.
- Если вы знаете, что не сможете приступить к работе, не выполнив какие-то мелкие дела, отведите себе 5–15 минут (в зависимости от времени, которое есть в вашем распоряжении) и выполните их настолько быстро, насколько возможно. Это высвободит вашу энергию на более важные задачи.
- Когда вам нужно закончить какое-то дело, чтобы погрузиться в следующее, скажите себе: «У меня сейчас есть … часов (минут), чтобы сделать то, что я очень хотел(а) или что очень нужно сделать». Сформулируйте вслух, зачем вам то, что вы хотите сделать (вспомните о вашем главном мотиве). «Всего … часов (минут). Другого времени не будет». Закрывая дверь офиса, вспомните, что вы — босс собственной жизни, и скажите: «Работа на сегодня окончена, теперь начинается мое личное время».
- Переключите внимание на то, что вас окружает, и на свои действия. Проговаривайте про себя: «Я включаю компьютер, открываю файл и начинаю читать то, что уже написано».
Использование естественного течения процессов
У каждого человека в течение дня есть фазы, когда у него все получается, дела спорятся, эмоционально он на подъеме. Обычно это утреннее время и короткая фаза вечером, если после обеда организм получил возможность восстановиться. Если планировать важные и сложные дела в эту фазу, то вероятность того, что вы их выполните быстро и хорошо, очень высока. Если же вы запланируете самую трудную (особенно интеллектуальную работу) на время спадов, то результат может быть нулевым, если не отрицательным. Учитывайте свои биоритмы и биоритмы ребенка при планировании дня, и тогда вы не будете идти против течения.
Очень важно знать о стадиях развития ребенка. На этом можно сэкономить уйму времени и сил. Если родители знают, чего ожидать от ребенка в том или ином возрасте, на что он способен, то не будет лишних слез, истерик, плохого настроения ни с его, ни с вашей стороны. Во всяком случае происходить это будет не так часто.
Например, если знать, что на протяжении первого года жизни режим ребенка в отношении сна меняется трижды, то, заметив такой переход, мама уже не будет часами укачивать и укладывать малыша в кровать, а просто плавно перейдет на двухразовый или одноразовый сон. В полтора-два года в ребенке постепенно просыпается «Я», и ладить с ним становится сложнее. Открытая конфронтация обычно ни к чему хорошему не приводит. Отвлечь внимание, применить хитрость (если ребенок не хочет идти в садик: «Я видела, ты вчера с мальчиком играл в садике. Вы друзья? Ты сегодня снова хочешь с ним поиграть? Он, наверное, тебя ждет») — такие приемы работают с малышом в этом возрасте лучше всего. Ну и, конечно, следует все постепенно объяснять.
Знание не только закономерностей развития ребенка, но и функционирования детской психики может сослужить хорошую службу родителям, которые хотят все успевать. Есть периоды в течение дня, когда дети наиболее спокойны, могут себя занимать самостоятельно. Это время после сна и приема пищи. В эти промежутки детей проще предоставлять самим себе, чем в другое время. Эти отрезки времени можно использовать для того, чтобы прибрать на кухне и сделать другие домашние или рабочие дела. Многие мамы используют и другие особенности поведения детей, например, быстро засыпать в машине или в слинге.
Выводы:
- Навыки оптимизации процессов служат одной цели — выполнять дела (особенно домашние) быстрее.
- Нужного ускорения можно добиться за счет уменьшения количества дел. В этом поможет уменьшение количества вещей или своих требований к порядку в доме.
- Совмещение нескольких дел — основной ускоритель для многих мам, однако при этом нужно учитывать, что одновременное выполнение двух и более дел (особенно новых, несовместимых и сложных) очень быстро приводит к перегреву эмоциональной системы, которую потом придется восстанавливать. Поэтому совмещать нужно хорошо знакомые дела, а новые и ответственные выполнять, используя концентрацию.
- Концентрация — это турбоускоритель. Чтобы достичь ее, нужно нейтрализовать внешние отвлекающие факторы (телефонные звонки, телевизор, социальные сети) и внутренние (мысли).
- Еще один оптимизатор времени — это правильный разгон, то есть попросту хорошее энергичное начало. Лучше приступать к делу на волне вдохновения.
- Для ускорения процессов важно использовать закон законченного цикла. Если разложил игрушки — убери, прежде чем достать следующие. Если намусорил под столом — сразу подмети.
- Последний навык оптимизации (но не последний по значению) — умение использовать естественное течение процессов. Особенно важно учитывать собственные биоритмы, а также возрастное развитие ребенка.