Причины прокрастинации
Чтобы понять, почему вы откладываете дело на потом, нужно сначала выяснить, что именно в этой задаче заставляет вас избегать ее выполнения, например:
- Задача кажется непосильной. Я не знаю, с чего начать.
- Мне нужно больше информации, чтобы приступить к делу.
- Я знаю, что это займет много времени. Я никогда раньше не делал ничего подобного.
Тимоти Пичил, автор книги «Не откладывай на завтра: Краткий гид по борьбе с прокрастинацией», утверждает, что мы чаще всего откладываем те задачи, которые имеют семь признаков:
- Это скучно.
- Это расстраивает.
- Это трудно.
- Это неоднозначно.
- Это неструктурированно.
- Это не мотивирует (неинтересно).
- Это не имеет смысла.
Чем больше таких признаков у задачи, тем больше вероятность того, что мы будем мысленно сопротивляться ей и избегать ее. Если определить, какими из этих признаков обладает задача, это поможет вам решить, как лучше двигаться вперед.
Выяснив, какие именно свойства задачи заставляют вас медлить, вы сможете переосмыслить проблему.
Выяснить причину прокрастинации важно для борьбы с ней в целом, но не всегда есть время, чтобы определить причину задержки каждого дела, которое вы откладываете на потом. Иногда причина банальна: вы просто отлыниваете от работы! Вот несколько советов, как быстро справиться с прокрастинацией.
«Швейцарский сыр»
Иногда размер задачи кажется огромным, и самое сложное — сделать первый шаг. Если цель — бегать каждый день, она может показаться недостижимой, если нужно завтра же встать в 6:00 и пробежать 5 км. Но задачу можно превратить в «швейцарский сыр», проделав в ней дырки, чтобы она стала поменьше!
Фото: shutterstock
Найдите точку, откуда будет легче стартовать, поскольку это потребует меньше усилий. Пробежать завтра утром 3 км? Задача все еще пугает. Пробежать 2 км? Нет, не привлекает. Проснуться в 6:00 и выйти на прогулку? Уж лучше поспать дома… Проснуться утром и надеть кроссовки? Всего-то? Почему нет?! Я сократила задачу до такой степени, что мой мозг больше не сопротивляется, т. е. снизила психологическое препятствие для того, чтобы сделать первый шаг. Если я заведу будильник, проснусь, оденусь и надену кроссовки, то, скорее всего, уже не вернусь в постель. Я даже могу сказать: «Ладно, пойду прогуляюсь, раз уж обулась». Выйдя на улицу, можно перейти на бег — и пробежать 5 км. Если бы я ставила себе задачу пробежать 5 км, я бы не вытащила себя из кровати!
Хорошо, а как создать обучающий модуль? Попробуем не «разработать новый тренинг», а «открыть документ и сделать титульный слайд». Всего один слайд! И подумать над названием — это креативно и интересно. А вслед за этим можно начать делать и другие слайды.
В ежедневном или еженедельном списке вы должны сформулировать задачу так, чтобы она вызывала у вас восторг, — иначе вы не сдвинетесь с места.
Есть разница между словами «сделать крутой слайд с названием нового тренинга!!!» и просто «создать новый тренинг». Первая задача выполнима, и я знаю, что мне будет приятно ее осуществить, а вторая звучит пугающе.
Действуйте как собственный помощник
Как уже говорилось, в большом деле самое сложное — начать. Один из способов облегчить себе работу — это отделить подготовку от выполнения и делегировать первую задачу самому себе в роли помощника, что позволяет преодолеть барьер промедления.
Например, я долго ходила мимо кадки из необработанного дерева, которая стояла на веранде. Я хотела покрасить ее в белый цвет, но никак не могла заставить себя приняться за работу. И однажды, выйдя на веранду с чашкой кофе, я подумала: «Что бы сделал мой помощник, если бы хотел, чтобы я завтра покрасила кадку?» Я пошла в гараж, взяла краску, кисточку и полотенце, положила их рядом с кадкой — и ушла в дом. Выйдя на веранду следующим утром, я подумала: «Что ж, все готово, дело за малым». Получилось отлично!
В примере с тренингом я могу создать новую презентацию, открыть несколько вкладок с рисунками, найти план аналогичного тренинга — и выключить компьютер. На следующее утро я могу сразу приступить к созданию тренинга! Теперь я постоянно применяю эту стратегию, используя себя как своего помощника на работе и дома. Если утром я хочу испечь кексы, то перед сном ставлю на стол форму для выпечки и необходимые ингредиенты.
Не пугайте себя мыслями о выполнении большой задачи — они вгоняют в ступор. Лучше привлеките себя как помощника, который подготовит все необходимое для того, чтобы его босс (вы из будущего) смог выполнить работу.
Остановитесь посередине
Работая над большой задачей, которую невозможно завершить за один присест, как правило, вы ищете естественную точку, чтобы сделать паузу, — например, конец письма или раздела проекта. Позже вы вернетесь к работе с начала нового раздела. Как ни странно, это создает еще один барьер: новый раздел выглядит как препятствие, которое нужно преодолеть. Если же сделать паузу посередине, вам будет проще вернуться к работе и продолжить ее, потому что вы уже знаете, что делать дальше.
Когда я писала эту книгу, то старалась никогда не останавливаться в конце главы, потому что начинать в следующий раз приходилось бы «с чистого листа» — с новой главы. Я всегда останавливалась на середине главы — или хотя бы писала заголовок и сохраняла наброски к следующей, чтобы потом было легко вернуться в рабочее русло.
Работая над большими многоэтапными проектами, старайтесь останавливаться, когда ваш мозг уже знает, что делать дальше.
Начинайте писать письмо, даже если у вас нет времени закончить и отправить его, — в следующий раз, взявшись за него, вы сможете начать с места, на котором остановились, и быстро влиться в работу. Еще один вариант применения того же принципа: отправляя заранее повестку совещания или создавая ежедневный список дел накануне вечером, вы получаете время на размышление; возможно, вам придет в голову новая идея, о которой вы раньше не задумывались.
Установите время
Чтобы убедить себя приступить к выполнению задачи, нужно развеять иллюзию, что на нее потребуется вагон времени. Бывает, вы откладываете одну и ту же задачу неделя за неделей, а потом осознаете, что на ее выполнение нужно было меньше времени, чем вы потратили на постоянное занесение ее в список дел.
Вот почему я считаю, что в ежедневном списке должно быть время для «небольших дел» — это заставляет мозг выявлять и выполнять задачи, на которые требуется 5–10 минут, вместо того чтобы избегать их. В списках дел вы можете оценить время на выполнение определенной задачи, например: написать проект поста на сайт поиска соседей по комнате — 7 минут. Закончить тренинг по продажам — 22 минуты. Прочитать вчерашнюю статью по работе — 9 минут. Увидев, что вы действительно располагаете необходимым количеством времени, вы с большей вероятностью приступите к работе. Если у вас есть полчаса и вы не очень хотите заниматься тренингом, вам будет сложнее найти предлог не делать этого — потому что вы знаете: времени достаточно.
Продуктивность сильно зависит от умения оценить, сколько займет то или иное дело, — это помогает эффективнее распределять задачи.
Если вы еще не научились рассчитывать время — начните это делать, чтобы постепенно наработать способность к планированию.
Хороший способ научиться воспринимать, оценивать и контролировать свое время — это точно определять, сколько уходит на выполнение рутинной задачи (желательно нелюбимой), и использовать этот интервал в качестве сравнительной единицы измерения. Я особенно не люблю выгружать чистую посуду из посудомоечной машины и подметать пол в кухне. Мне всегда трудно себя заставить этим заняться. Поэтому однажды я поставила таймер, пока доставала чистую посуду, — и это заняло четыре минуты. Всего четыре минуты. Думаю, я потратила значительно больше времени на мысли о том, как это занятие мне неприятно. Теперь мой утренний распорядок изменился. Я прихожу в кухню на четыре минуты раньше, чем прежде, и начинаю с посудомоечной машины. Лишние четыре минуты меня уже не пугают: рассчитав время, я справилась со стрессом!
Фото: freepik.com
Затем я засекла время, пока подметала полы, — на это ушло восемь минут. Теперь мне нужно просто найти восемь минут в течение недели. Кстати, моя любимая паста варится именно восемь минут — как раз можно подмести пол. Или муж говорит, что будет готов к выходу примерно через пять минут, — разумеется, пять минут превратятся в десять, как раз можно подмести пол. Два неприятных для меня дела, которых я избегала, теперь выполняются играючи, потому что я определила необходимое для них время.
Назначьте встречу, чтобы не передумать
Обычно обязательства перед другими создают больше ответственности. Именно поэтому многие ищут себе товарища по тренировкам или вступают в книжные клубы.
Если мы устанавливаем срок, о котором больше никто не знает, вероятность не уложиться в него больше, чем если бы на нас рассчитывал кто-то другой.
Если вы назначите встречу, связанную с собственным дедлайном, и тем самым вовлечете в процесс кого-то еще, то сможете использовать свою ответственность перед другим человеком, чтобы довести дело до конца. Например: чтобы создать новый тренинг, прежде чем приступить к работе над ним, я заранее назначу встречу с коллегой примерно на то время, когда хотела его закончить. «Привет, Доминик, давай через месяц назначим встречу на полчаса, чтобы ты дал обратную связь по моему новому тренингу! За два дня до встречи я отправлю его тебе для ознакомления!» Я даже еще не приступила к работе — но теперь, когда эта встреча есть в моем календаре, а Доминик согласился и с нетерпением ее ждет, у меня гораздо больше шансов успеть вовремя. Это делает задачу более реальной.
Особенно в том случае, если вы работаете над проектом в одиночку, найдите повод запланировать встречу или обсуждение, пообещайте показать кому-то сделанную работу. Это один из лучших способов обеспечить выполнение задачи.
Помимо нескольких техник самомотивации, вы теперь знаете, что ключ к успеху в борьбе с прокрастинацией — выявить причины, заставляющие вас откладывать выполнение задачи. Но наряду с ответом на вопрос, почему работа не выполняется, важно знать, когда она не выполняется. И хотя можно справиться с откладыванием дел на потом с помощью техник преодоления прокрастинации, не менее важно расставлять приоритеты и понимать, почему в долгосрочной перспективе бывает полезно чего-нибудь не делать.